Ochrona danych

Administrator danych i kontakt

epri network GmbH
Belziger Str. 74, 10823 Berlin
Reprezentowana przez dyrektor zarządzającą Veronika Teubert
E-mail: info@vitalticket.de
Telefon: +49 30 555 785 982

Strona internetowa, planer budżetu i zamówienie online

Planer budżetu początkowo przetwarza Państwa wybory w przeglądarce. Dane są rejestrowane przez serwer tej witryny dopiero po świadomym wysłaniu. Informacje niezbędne do obsługi zamówienia są przekazywane do istniejącego systemu epri pod adresem epri-office.de; pełne dane bankowe i dane zgody są z tego wyłączone. W tym celu używana jest technicznie niezbędna sesja. Nasz formularz kontaktowy korzysta z tego samego bezpośredniego połączenia.

Zamówienie online zawiera dane firmy i dane kontaktowe, adres do faktury, liczbę uczestników, budżet, wybrane świadczenia i wytyczne dotyczące konfiguracji, ewentualnie kontakt do działu płac, a także potwierdzenie umocowania do reprezentacji i akceptacji warunków umowy. Przechowujemy zamówienie wraz z numerem referencyjnym odbioru, datą i godziną, zestawieniem cen i wersją umowy, aby zapewnić niezawodną obsługę i zachować dane w razie przerwania połączenia. Przetwarzanie służy podjęciu działań przed zawarciem umowy i jej wykonaniu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Wewnętrzne powiadomienia dotyczące obsługi są przesyłane przez Brevo na adresy info@epripay.org i info@rieva.de. W przypadku polecenia zapłaty te powiadomienia dotyczące obsługi zawierają wyłącznie status zgody, jej numer referencyjny i zamaskowany IBAN; pełne dane bankowe i dane dostępowe nie są umieszczane w tych powiadomieniach. Ponadto obie skrzynki otrzymują kopię każdej wiadomości e-mail wysłanej do klienta, w tym kodów potwierdzających adres e-mail oraz potwierdzeń umowy ze wszystkimi załącznikami PDF. Kopie umów i zgód mogą zawierać pełne dane bankowe. Witryna potwierdza zamówienie dopiero po jego pomyślnym zapisaniu; potwierdzenie odbioru nie oznacza, że wiadomość została już dostarczona lub konto klienta aktywowane.

W tym zamówieniu nie potrzebujemy danych zdrowotnych ani osobistych dokumentów pracowników potwierdzających wydatki. Jeśli dobrowolnie podajesz kontakt do działu płac, wskaż wyłącznie osobę odpowiedzialną za tę sprawę i poinformowaną o tym.

Weryfikacja adresu e-mail i potwierdzenia odbioru

Na Twoje żądanie wysyłamy przez Brevo kod o ograniczonym czasie ważności, aby potwierdzić adres e-mail. Adres e-mail i niezbędne dane weryfikacyjne wykorzystujemy wyłącznie do powiązania adresu z zamówieniem i zabezpieczenia procesu zamówienia. Zmiana adresu wymaga ponownej weryfikacji. Sama weryfikacja nie powoduje złożenia zamówienia; następnie musisz je wyraźnie wysłać.

Po pomyślnym zapisaniu zapytania kontaktowego lub zamówienia wysyłamy potwierdzenie odbioru na podany adres e-mail. Wiadomość nie zawiera danych zdrowotnych, list pracowników ani treści osobistych dokumentów potwierdzających wydatki. Wysyłka odbywa się przez Brevo. Przetwarzanie służy obsłudze zapytania lub podjęciu działań przed zawarciem umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz zabezpieczeniu naszej usługi na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nie powoduje to zapisania do newslettera.

Dane bankowe i zgoda na polecenie zapłaty SEPA

Jeśli wybiorą Państwo płatność poleceniem zapłaty, zbieramy dokładne imię i nazwisko lub nazwę oraz adres posiadacza rachunku, IBAN, w stosownych przypadkach BIC, a także dane osoby upoważnionej do udzielenia zgody. Rejestrujemy również numer referencyjny, treść i wersję zgody, datę i godzinę jej udzielenia oraz wyraźne potwierdzenie. Dane te służą do obsługi płatności i udokumentowania zgody.

Przetwarzanie odbywa się w celu wykonania umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeżeli działają Państwo jako osoba kontaktowa lub przedstawiciel przedsiębiorstwa, podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes w bezpiecznej obsłudze i dokumentowaniu relacji biznesowej zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Ustawowe obowiązki przechowywania danych opierają się na art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Pełne dane zgody są przechowywane osobno w postaci zaszyfrowanej i udostępniane wyłącznie upoważnionym osobom do obsługi płatności i niezbędnych celów dowodowych. Dane wymagane do pobrania płatności są przekazywane uczestniczącym dostawcom usług płatniczych. Potwierdzenie adresu e-mail potwierdza dostęp do podanego adresu; nie potwierdza własności rachunku ani uprawnienia do składania podpisu.

Po pomyślnym złożeniu zamówienia wysyłamy komplet dokumentów umownych w formacie PDF za pośrednictwem Brevo na wcześniej potwierdzony kontaktowy adres e-mail. Identyczna kopia tej wiadomości, obejmująca wszystkie umowne pliki PDF, jest wysyłana na adresy info@epripay.org i info@rieva.de. W przypadku wyboru polecenia zapłaty dokumenty umowne, również w kopiach wewnętrznych, zawierają zgodę SEPA wraz z pełnymi danymi bankowymi. Dokumenty można również zapisać za pośrednictwem chronionego dostępu. Pełne dane bankowe nie są dołączane do notatki dotyczącej zamówienia przekazywanej do istniejącego systemu epri. Dane zgody są przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do obsługi płatności, celów dowodowych i wypełnienia ustawowych obowiązków przechowywania.

Lista pracowników przy zamówieniu

Możesz przekazać plik Excel lub CSV wraz z zamówieniem albo wprowadzić dane pracowników później na koncie pracodawcy. Plik jest przesyłany dopiero przy świadomym wysłaniu zamówienia. Jest przechowywany oddzielnie, w sposób zabezpieczony, i przypisany do zamówienia. Dostęp ma upoważniony wewnętrzny zespół obsługi. Dodatkowa wiadomość e-mail z powiadomieniem nie zawiera listy pracowników ani zawartych w niej danych osobowych.

Opis struktury danych obejmuje w szczególności numer pracownika, zwrot grzecznościowy, imię, nazwisko oraz adres e-mail do dostarczenia ticketu; tytuł i numer oddziału są opcjonalne. Dane są przetwarzane w celu utworzenia i dostarczenia osobistych ticketów. Usuń przykładowe wiersze z szablonu i nie przesyłaj danych zdrowotnych. Jako pracodawca zapewniasz, że pracownicy, których dane dotyczą, zostali poinformowani, a przekazanie danych do konfiguracji jest dopuszczalne.

Przechowywanie i bezpieczeństwo

Dane zamówienia są przechowywane na potrzeby rozpoczęcia i realizacji współpracy, niezbędnej dokumentacji oraz ustawowych obowiązków przechowywania. Dane nie są udostępniane publicznie. Wewnętrzna kolejka wysyłki usuwa powiadomienia przyjęte przez usługę pocztową po 30 dniach; wiadomości, których przekazanie nie zostało ostatecznie zakończone, są przechowywane do czasu obsłużenia. Krótkotrwałe liczniki techniczne ograniczają nadużycia przy wysyłaniu. Treść formularzy nie jest zapisywana w dziennikach aplikacji.

Udostępnianie techniczne

Strona jest udostępniana przez ChatGPT Sites. Przy jej otwieraniu powstają technicznie niezbędne dane połączenia, np. adres IP, czas dostępu i informacje o przeglądarce. Są przetwarzane w celu dostarczania platformy, zapewnienia bezpieczeństwa i kontroli dostępu.

Informacje o przetwarzaniu danych przez platformę znajdują się w europejskiej polityce prywatności OpenAI. Informacje o technicznym dostarczaniu przez Cloudflare znajdują się w jego informacjach o ochronie danych.

Chroniony obszar logowania

Obszar logowania pod adresem /login/ osadza istniejący portal VitalTicket pod adresem https://vitalticket.de/login/ w osadzonym oknie. W celu logowania oraz przesyłania danych biletów i dokumentów przeglądarka łączy się bezpośrednio z naszym dotychczasowym serwerem. Aplikacja portalu i baza danych pozostają na tym serwerze. Te treści nie są przekazywane przez serwer tej publicznej witryny ani zapisywane w jej bazie zamówień, kolejce wysyłki e-mail lub dziennikach aplikacji. Portal można również otworzyć bezpośrednio w osobnym oknie przeglądarki. Ten dostęp do portalu jest oddzielony od zamówienia online i formularza kontaktowego.

Kontakt z nami

Gdy wysyłasz do nas e-mail lub dzwonisz, przetwarzamy podane dane kontaktowe i treść zapytania w celu załatwienia sprawy. W przypadku pytań dotyczących umowy lub oferty podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w przypadku innych zapytań biznesowych — nasz uzasadniony interes w udzieleniu odpowiedzi na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Nie przesyłaj wyników badań medycznych, kodów Card ani dokumentów potwierdzających wydatki w ramach ogólnego zapytania o poradę.

Okna podglądu dokumentów i linki zewnętrzne

Okna podglądu wyświetlają dokumenty udostępnione na tej stronie. Otwarcie dokumentu nie oznacza wyrażenia zgody. Kliknięcie linku zewnętrznego otwiera odpowiednią stronę zewnętrzną.

Twoje prawa

Na warunkach określonych w RODO przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych. Udzieloną zgodę możesz wycofać ze skutkiem na przyszłość. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionych interesach z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Masz również prawo wnieść skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych.

W sprawach dotyczących przetwarzania danych przez epri skontaktuj się z nami pod adresem info@vitalticket.de.