Twoje zamówienie VitalTicket

Warunki zamawiania i umowy dla pracodawców · Wersja VT-2026-10-27-SEPA

1. Strony umowy i zamówienie online

VitalTicket to oferta epri network GmbH, Belziger Str. 74, 10823 Berlin. Oferta jest skierowana do pracodawców działających w imieniu swojej firmy. Osoba składająca zamówienie potwierdza swoje umocowanie do reprezentowania firmy.

Wybierasz budżet, świadczenia i liczbę uczestników, uzupełniasz dane firmy oraz sprawdzasz podsumowanie. Do chwili wysłania zamówienia możesz zmieniać swoje dane. Klikając „Zamów z obowiązkiem zapłaty”, składasz wiążące zamówienie na wyświetlonych warunkach. Potwierdzenie odbioru dokumentuje jego otrzymanie. Umowa zostaje zawarta z chwilą przyjęcia zamówienia przez epri w formie tekstowej lub utworzenia konta pracodawcy. Nie jest do tego potrzebna konsultacja.

2. Usługi VitalTicket

epri udostępnia oprogramowanie do osobistych kont pracowników i cyfrowego przesyłania dokumentów potwierdzających wydatki, sprawdza zgłoszone koszty zgodnie z zasadami Twojej firmy i przygotowuje listę wypłat dla działu płac. Usługa obejmuje konfigurację, dostarczenie ticketów zgodnie z wybraną opcją oraz wsparcie techniczne. Listę pracowników możesz bezpiecznie przesłać jako plik Excel lub CSV wraz z tym zamówieniem albo wprowadzić później na koncie pracodawcy. Przesłana lista jest sprawdzana na potrzeby konfiguracji; samo przesłanie pliku nie tworzy jeszcze kont pracowników. W razie potrzeby logo przekazujesz po złożeniu zamówienia uzgodnionym bezpiecznym kanałem.

3. Twój budżet i świadczenia

Określasz miesięczny budżet zwrotu kosztów netto na osobę oraz świadczenia podlegające zwrotowi. Produkt nie narzuca limitu 50 euro miesięcznie ani 600 euro rocznie. Program może obejmować również regularne wydatki, np. opłaty za członkostwo w klubie fitness. Z wybranych świadczeń można korzystać prywatnie, samodzielnie lub z rodziną, o ile przewiduje to Twój wybór. Usługodawca nie musi należeć do sieci VitalTicket.

Jeśli nie wybierzesz inaczej, wyświetlona pula roczna odpowiada dwunastu budżetom miesięcznym. Jeśli ustalisz własny limit roczny, zamiast niej obowiązuje limit wskazany w zamówieniu. Przy rozpoczęciu w trakcie roku dostępna pula zależy od uzgodnionej liczby miesięcy korzystania. Nie oznacza to zapewnienia przenoszenia niewykorzystanych kwot ani wypłaty bez odpowiedniego dokumentu. Dodatkowe życzenia, w szczególności przesyłanie dokumentów pocztą, są sprawdzane podczas konfiguracji i potwierdzane oddzielnie.

4. Opłaty za usługę i fakturowanie

Jednorazowa konfiguracja kosztuje 3,00 euro za uczestnika. Bieżąca opłata za usługę wynosi 3,00 euro za aktywne konto miesięcznie przy liczbie do 500 aktywnych kont pracowników włącznie; od 501 aktywnych kont obowiązuje stawka 2,80 euro za aktywne konto miesięcznie. Do opłat doliczany jest ustawowy podatek VAT. Podsumowanie zamówienia pokazuje oddzielnie koszt konfiguracji i miesięczną opłatę za usługę dla podanej liczby uczestników.

Aktywne konto to utworzone i niewyłączone konto pracownika. Opłata bieżąca jest naliczana za aktywne konta również wtedy, gdy w danym miesiącu nie przesłano żadnego dowodu wydatku. Faktury wystawiane są co miesiąc z góry. Wybierają Państwo płatność przelewem lub podstawowym poleceniem zapłaty SEPA.

Podstawowe polecenie zapłaty SEPA za opłaty za usługę

Wybierając polecenie zapłaty, udzielają Państwo epri network GmbH odrębnej zgody na płatności cykliczne. Obejmuje ona wymagalne jednorazowe opłaty za uruchomienie i miesięczne opłaty za usługę wraz z VAT. Nie obejmuje budżetu zdrowotnego ani zwrotów kosztów Państwa pracownikom. Samo udzielenie zgody nie powoduje obciążenia rachunku.

Odbiorcą płatności jest epri network GmbH, Belziger Str. 74, 10823 Berlin, Niemcy. Identyfikator wierzyciela to DE09ZZZ00002122070. Unikalny numer referencyjny zgody otrzymają Państwo wraz z jej kopią. Osoba udzielająca zgody potwierdza, że jest posiadaczem rachunku lub jest upoważniona do udzielenia zgody dla tego rachunku.

Poinformujemy Państwa o dokładnej kwocie i terminie płatności co najmniej 14 dni kalendarzowych przed obciążeniem rachunku, na przykład na fakturze. Jedna zgoda może obejmować wiele płatności o różnych kwotach.

Mogą Państwo zażądać zwrotu podstawowego polecenia zapłaty SEPA w ciągu ośmiu tygodni od dnia obciążenia rachunku. Obowiązują warunki uzgodnione z Państwa bankiem. Zgodę można odwołać dla przyszłych płatności. Odwołanie nie wygasza istniejących obowiązków płatniczych ani umowy o świadczenie usług; należności należy wtedy uregulować przelewem.

5. Zwrot kosztów przez pracodawcę

Pracownicy najpierw sami płacą za zatwierdzone świadczenie i przesyłają dokument bezpośrednio do VitalTicket. Miesiąc przesłania jest miesiącem złożenia wniosku. Kwotę zatwierdzoną po sprawdzeniu pracodawca zwraca netto, w ramach uzgodnionego budżetu, wraz z wynagrodzeniem za następny miesiąc.

epri otrzymuje opłatę za usługę, a nie budżet zdrowotny. Pracodawca wypłaca pracownikom wyłącznie faktycznie zatwierdzone zwroty kosztów. Jego dział płac wykonuje wymagane przeliczenie kwoty netto na brutto oraz rozlicza podatki i składki na ubezpieczenia społeczne. Te dodatkowe koszty pracodawcy nie są zawarte ani w budżecie netto, ani w opłacie za usługę epri. VitalTicket nie jest tutaj oferowany jako zwolnione z podatku świadczenie rzeczowe.

6. Poufność i współpraca

Zachowanie poufności danych zdrowotnych wobec pracodawcy jest warunkiem tego programu. Dokumenty sprawdza epri. Pracodawca otrzymuje dane rozliczeniowe niezbędne do przypisania i wypłaty zwrotu, ale nie otrzymuje dokumentów, diagnoz ani informacji o konkretnym leczeniu. Obsługa przez dział płac niczego w tej zasadzie nie zmienia.

Pracodawca aktualizuje dane uczestników i dozwolone świadczenia oraz wyrejestrowuje osoby, które przestały uczestniczyć w programie. Zamówienie nie wymaga danych zdrowotnych ani dokumentów pracowników potwierdzających wydatki. Konta pracowników są konfigurowane i udostępniane zgodnie z przepisami o ochronie danych przed rozpoczęciem korzystania.

7. Rozpoczęcie i czas trwania

Wskazana przez Ciebie data rozpoczęcia jest datą oczekiwaną. epri konfiguruje program po otrzymaniu wymaganych danych i potwierdza rzeczywisty termin rozpoczęcia. Umowa o świadczenie usług zostaje zawarta na czas nieokreślony. Każda ze stron może ją wypowiedzieć na piśmie z jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia ze skutkiem na 31 grudnia danego roku. Ustawowe prawa do nadzwyczajnego rozwiązania umowy pozostają zachowane.

8. Dokumenty i kontakt

Językiem umowy jest niemiecki. Przechowujemy zamówienie i obowiązującą wersję warunków w celu realizacji i udokumentowania współpracy. Możesz zapisać podsumowanie zamówienia i niniejsze warunki; na życzenie udostępnimy Ci dokumenty ponownie. Do już istniejących umów stosuje się warunki uzgodnione dla każdej z nich.

W razie pytań skontaktuj się z nami pod adresem info@vitalticket.de lub numerem 030 555 785 982. Obowiązują ustawowe prawa i obowiązki. Nie uzgadnia się tutaj ogólnego wyłączenia odpowiedzialności.

Zapisz te warunki jako plik tekstowy