VitalTicket · Rechtliches
Impressum
Angaben gemäß § 5 Digitale-Dienste-Gesetz (DDG).
Anbieter
epri network GmbH
Belziger Str. 74
10823 Berlin
Deutschland
Vertreten durch die Geschäftsführerin Veronika Teubert.
Kontakt
Telefon: +49 30 555 785 982
Fax: +49 30 555 785 983
E-Mail: info@vitalticket.de
Register und Umsatzsteuer
Sitz der Gesellschaft: Berlin
Registergericht: Amtsgericht Berlin-Charlottenburg
Handelsregisternummer: HRB 218059 B
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE334439544
Marke und Bildmaterial
VitalTicket ist ein Angebot der epri network GmbH. Das bestehende VitalTicket-Logo wird mit Genehmigung des Anbieters verwendet. Gestaltete Lebenswelten und illustrative Bildmotive veranschaulichen die persönliche, private Nutzung möglicher Angebote.
Verantwortlicher und Kontakt
epri network GmbH
Belziger Str. 74, 10823 Berlin
Vertreten durch die Geschäftsführerin Veronika Teubert
E-Mail: info@vitalticket.de
Telefon: +49 30 555 785 982
Website, Budgetplaner und Online-Auftrag
Der Budgetplaner verarbeitet Ihre Auswahl zunächst im Browser. Erst beim bewussten Absenden werden Ihre Angaben über den Server dieser Website erfasst. Die für die Auftragsbearbeitung erforderlichen Angaben werden an das bestehende epri-System unter epri-office.de übermittelt; vollständige Bank- und Mandatsdaten sind hiervon ausgenommen. Dafür wird eine technisch erforderliche Sitzung verwendet. Unser Kontaktformular nutzt dieselbe direkte Verbindung.
Ein Online-Auftrag enthält Ihre Unternehmens- und Kontaktdaten, Rechnungsanschrift, Teilnehmerzahl, Budget, ausgewählte Leistungen und Einrichtungsvorgaben, gegebenenfalls den Kontakt Ihrer Lohnbuchhaltung sowie die Bestätigung Ihrer Vertretungsberechtigung und der Vertragsbedingungen. Wir speichern den Auftrag mit Eingangsreferenz, Zeitpunkt, Preisübersicht und Vertragsfassung, damit er zuverlässig bearbeitet werden kann und bei einer Verbindungsstörung erhalten bleibt. Diese Verarbeitung dient der Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.
Interne Benachrichtigungen zur Bearbeitung werden über Brevo an info@epripay.org und info@rieva.de übermittelt. Bei Lastschrift enthalten diese Bearbeitungsbenachrichtigungen nur den Mandatsstatus, die Mandatsreferenz und eine maskierte IBAN; vollständige Bankdaten und Zugangsdaten werden nicht in diese Benachrichtigungen übernommen. Zusätzlich erhalten beide Postfächer eine Kopie jeder an Sie versandten Kunden-E-Mail, einschließlich E-Mail-Bestätigungscodes sowie Vertragsbestätigungen mit allen PDF-Anhängen. Vertrags- und Mandatskopien können vollständige Bankdaten enthalten. Die Website bestätigt einen Auftrag erst nach erfolgreicher Speicherung; eine Eingangsbestätigung ist keine Behauptung, dass bereits eine E-Mail zugestellt oder ein Kundenkonto freigeschaltet wurde.
In dieser Bestellung benötigen wir keine Gesundheitsdaten oder persönlichen Belege Ihrer Mitarbeitenden. Bei einem freiwillig angegebenen Kontakt zur Lohnbuchhaltung nennen Sie bitte nur eine hierfür zuständige, informierte Person.
E-Mail-Bestätigung und Eingangsbestätigungen
Zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse senden wir Ihnen auf Ihre Anforderung einen zeitlich begrenzt gültigen Code über Brevo. Wir verwenden Ihre E-Mail-Adresse und die erforderlichen Prüfdaten ausschließlich zur Zuordnung und Absicherung Ihrer Bestellung. Bei einer Änderung der Adresse ist eine neue Bestätigung erforderlich. Die Bestätigung allein löst keine Bestellung aus; dafür müssen Sie den Auftrag anschließend ausdrücklich absenden.
Nach erfolgreicher Speicherung einer Kontaktanfrage oder Bestellung senden wir eine Eingangsbestätigung an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Diese Nachricht enthält keine Gesundheitsdaten, Mitarbeiterlisten oder Inhalte persönlicher Belege. Der Versand erfolgt über Brevo. Diese Verarbeitung dient der Bearbeitung Ihrer Anfrage bzw. der Vertragsanbahnung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO und der Absicherung unseres Dienstes nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Sie werden dadurch nicht zu einem Newsletter angemeldet.
Bankverbindung und SEPA-Lastschriftmandat
Wenn Sie die Zahlung per Lastschrift wählen, erfassen wir den genauen Namen und die Anschrift des Kontoinhabers, IBAN, gegebenenfalls BIC sowie den Namen der zur Mandatserteilung berechtigten Person. Wir dokumentieren außerdem Mandatsreferenz, Mandatstext und Fassung, den Zeitpunkt der Erteilung sowie Ihre ausdrückliche Bestätigung. Diese Angaben dienen der Zahlungsabwicklung und dem Nachweis des Mandats.
Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsdurchführung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Soweit Sie als Ansprechperson oder Vertretung eines Unternehmens handeln, erfolgt sie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der sicheren Abwicklung und Dokumentation der Geschäftsbeziehung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.
Vollständige Mandatsdaten werden gesondert verschlüsselt gespeichert und ausschließlich berechtigten Personen für die Zahlungsabwicklung und erforderliche Nachweise zugänglich gemacht. Für die Durchführung eines Einzugs werden die hierfür erforderlichen Daten an die beteiligten Zahlungsdienstleister übermittelt. Die E-Mail-Bestätigung dient der Bestätigung des Zugriffs auf die angegebene E-Mail-Adresse; sie bestätigt nicht die Kontoinhaberschaft oder Zeichnungsberechtigung.
Nach erfolgreicher Bestellung senden wir Ihre vollständigen Vertragsunterlagen als PDF über Brevo an die zuvor bestätigte Kontakt-E-Mail-Adresse. Eine identische Kopie dieser E-Mail einschließlich aller Vertrags-PDFs geht an info@epripay.org und info@rieva.de. Bei Auswahl der Lastschrift enthalten die Vertragsunterlagen auch in den internen Kopien das SEPA-Mandat einschließlich der vollständigen Bankverbindung. Sie können die Unterlagen zusätzlich über den geschützten Abruf speichern. Vollständige Bankdaten werden nicht in der an das bestehende epri-System übergebenen Auftragsnotiz mitgesendet. Mandatsdaten bleiben so lange gespeichert, wie es für Zahlungsabwicklung, Nachweise und gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
Mitarbeiterliste bei der Bestellung
Sie können eine Excel- oder CSV-Datei zusammen mit Ihrem Auftrag übergeben oder die Mitarbeiterdaten später im Arbeitgeberkonto erfassen. Die Datei wird erst beim bewussten Absenden des Auftrags übertragen. Sie wird getrennt und geschützt gespeichert und dem Auftrag zugeordnet. Zugriff hat das freigeschaltete interne Bearbeitungsteam. In die zusätzliche Benachrichtigungs-E-Mail übernehmen wir keine Mitarbeiterliste und keine darin enthaltenen Personendaten.
Die Datensatzbeschreibung sieht insbesondere Personalnummer, Anrede, Vorname, Nachname und die E-Mail-Adresse für die Ticketzustellung vor; Titel und Filialnummer sind optional. Die Angaben werden für die Einrichtung und Zustellung der persönlichen Tickets verarbeitet. Bitte entfernen Sie die Musterzeilen aus der Vorlage und übermitteln Sie keine Gesundheitsdaten. Sie stellen als Arbeitgeber sicher, dass die betroffenen Mitarbeitenden informiert sind und die Datenübermittlung für die Einrichtung zulässig ist.
Speicherung und Sicherheit
Auftragsdaten bleiben für die Einrichtung und Durchführung der Zusammenarbeit sowie erforderliche Nachweise und gesetzliche Aufbewahrungspflichten gespeichert. Daten werden nicht öffentlich bereitgestellt. Die interne Versandwarteschlange entfernt vom Maildienst angenommene Benachrichtigungen nach 30 Tagen; noch nicht abschließend übermittelte Nachrichten bleiben bis zur Bearbeitung gespeichert. Kurzfristige technische Zähler begrenzen missbräuchliche Einsendungen. Formularinhalte werden nicht in Anwendungsprotokollen ausgegeben.
Technische Bereitstellung
Die Website wird über ChatGPT Sites bereitgestellt. Beim Abruf fallen technisch notwendige Verbindungsdaten an, etwa IP-Adresse, Zeitpunkt des Aufrufs und Browserinformationen. Sie werden für die Auslieferung, Sicherheit und Zugangskontrolle der Plattform verarbeitet.
Informationen zur Verarbeitung durch die Plattform finden Sie in der europäischen Datenschutzerklärung von OpenAI. Informationen zur technischen Auslieferung über Cloudflare finden Sie in den dortigen Datenschutzhinweisen.
Geschützter Loginbereich
Der Loginbereich unter /login/ bindet das bestehende VitalTicket-Portal unter https://vitalticket.de/login/ als eingebettetes Fenster ein. Ihr Browser verbindet sich für die Anmeldung sowie Ticket- und Belegdaten direkt mit unserem bisherigen Server. Portal-Anwendung und Datenbank verbleiben dort. Diese Inhalte werden nicht durch den Server dieser öffentlichen Website weitergeleitet oder in deren Auftragsdatenbank, Versandwarteschlange oder Anwendungsprotokollen gespeichert. Sie können das Portal auch direkt in einem eigenen Browserfenster öffnen. Dieser Portalzugang ist vom Online-Auftrag und Kontaktformular getrennt.
Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns eine E-Mail senden oder anrufen, verarbeiten wir Ihre mitgeteilten Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Anfrage zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Bei Anfragen zu einem Vertrag oder Angebot erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, bei sonstigen geschäftlichen Anfragen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.
Bitte senden Sie über eine allgemeine Beratungsanfrage keine medizinischen Befunde, Card-Codes oder Belege.
Lesefenster und externe Links
Die Lesefenster zeigen Ihnen die auf dieser Website bereitgestellten Dokumente an. Das Öffnen eines Dokuments aktiviert keine Zustimmung. Folgen Sie einem externen Link, wird die jeweilige externe Website aufgerufen.
Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Eine erteilte Einwilligung können Sie für die Zukunft widerrufen. Gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Für Anliegen zur Verarbeitung durch epri erreichen Sie uns unter info@vitalticket.de.
Angaben gemäß § 5 Digitale-Dienste-Gesetz (DDG).
Anbieter
epri network GmbH
Belziger Str. 74
10823 Berlin
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Register und Umsatzsteuer
Sitz der Gesellschaft: Berlin
Registergericht: Amtsgericht Berlin-Charlottenburg
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Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE334439544
Marke und Bildmaterial
VitalTicket ist ein Angebot der epri network GmbH. Das bestehende VitalTicket-Logo wird mit Genehmigung des Anbieters verwendet. Gestaltete Lebenswelten und illustrative Bildmotive veranschaulichen die persönliche, private Nutzung möglicher Angebote.
Bestell- und Vertragsbedingungen für Arbeitgeber · Fassung VT-2026-10-27-SEPA
1. Vertragspartner und Online-Auftrag
VitalTicket ist ein Angebot der epri network GmbH, Belziger Str. 74, 10823 Berlin. Dieses Angebot richtet sich an Arbeitgeber, die für ihr Unternehmen handeln. Die bestellende Person bestätigt ihre Vertretungsberechtigung.
Sie wählen Budget, Leistungen und Teilnehmerzahl, ergänzen Ihre Unternehmensdaten und prüfen Ihre Zusammenfassung. Bis zum Absenden können Sie Ihre Angaben ändern. Mit „Kostenpflichtig beauftragen“ geben Sie einen verbindlichen Auftrag zu den angezeigten Konditionen ab. Die Eingangsbestätigung dokumentiert den Empfang. Der Vertrag kommt mit der Annahme durch epri in Textform oder der Einrichtung Ihres Arbeitgeberkontos zustande. Ein Beratungstermin ist dafür nicht erforderlich.
2. Leistungen von VitalTicket
epri stellt die Software für persönliche Mitarbeiterkonten und die digitale Einreichung von Belegen bereit, prüft die eingereichten Ausgaben nach den Vorgaben Ihres Unternehmens und erstellt eine Zahlliste für Ihre Lohnabrechnung. Zum Service gehören die Einrichtung, die Ticketzustellung entsprechend Ihrer Auswahl und technischer Support. Die Mitarbeiterliste können Sie als Excel- oder CSV-Datei mit diesem Auftrag geschützt hochladen oder später im Arbeitgeberkonto erfassen. Eine hochgeladene Liste wird zur Einrichtung geprüft; der Upload allein legt noch keine Mitarbeiterkonten an. Ihr Logo übergeben Sie gegebenenfalls nach der Beauftragung über den vereinbarten sicheren Übermittlungsweg.
3. Ihr Budget und Ihre Angebote
Sie bestimmen das monatliche Nettoerstattungsbudget pro Person und die erstattungsfähigen Leistungen. Es gibt keine produktbedingte Beschränkung auf 50 Euro pro Monat oder 600 Euro pro Jahr. Auch regelmäßige Ausgaben, etwa Fitnessbeiträge, können Teil Ihres Programms sein. Die ausgewählten Leistungen können privat, allein oder im Kreis der Familie genutzt werden, soweit Ihre Auswahl dies vorsieht. Ein Anbieter muss nicht Mitglied eines VitalTicket-Netzwerks sein.
Ohne abweichende Auswahl entspricht der angezeigte Jahresrahmen zwölf Monatsbudgets. Haben Sie eine eigene Jahresobergrenze gewählt, gilt stattdessen diese im Auftrag ausgewiesene Obergrenze. Für einen unterjährigen Beginn richtet sich der verfügbare Rahmen nach den vereinbarten Nutzungsmonaten. Eine Übertragung ungenutzter Beträge oder eine Auszahlung ohne geeigneten Beleg ist damit nicht zugesagt. Zusätzliche Wünsche, insbesondere eine postalische Belegeinreichung, werden bei der Einrichtung geprüft und gesondert bestätigt.
4. Servicegebühren und Rechnung
Die einmalige Einrichtung kostet 3,00 Euro je Teilnehmer. Die laufende Servicegebühr beträgt bis einschließlich 500 aktiven Mitarbeiterkonten 3,00 Euro je aktivem Konto und Monat; ab 501 aktiven Konten gilt die Stufe von 2,80 Euro je aktivem Konto und Monat. Die Gebühren verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Bestellübersicht zeigt die Einrichtung und die monatliche Servicegebühr für die angegebene Teilnehmerzahl getrennt an.
Ein aktives Konto ist ein eingerichtetes, nicht abgemeldetes Mitarbeiterkonto. Die laufende Gebühr fällt für aktive Konten auch dann an, wenn in einem Monat kein Beleg eingereicht wird. Abgerechnet wird monatlich im Voraus per Rechnung. Sie wählen die Zahlung per Überweisung oder SEPA-Basislastschrift.
SEPA-Basislastschrift für Servicegebühren
Bei Auswahl der Lastschrift erteilen Sie der epri network GmbH ein gesondertes Mandat für wiederkehrende Zahlungen. Es umfasst die fälligen einmaligen Einrichtungsgebühren und monatlichen Servicegebühren einschließlich Umsatzsteuer. Das Gesundheitsbudget und die Erstattungen an Ihre Mitarbeitenden sind davon nicht umfasst. Die Mandatserteilung allein löst noch keine Abbuchung aus.
Zahlungsempfänger ist die epri network GmbH, Belziger Str. 74, 10823 Berlin, Deutschland. Die Gläubiger-Identifikationsnummer lautet DE09ZZZ00002122070. Die eindeutige Mandatsreferenz erhalten Sie mit Ihrer Mandatskopie. Die erteilende Person bestätigt, Kontoinhaber zu sein oder zur Mandatserteilung für dieses Konto berechtigt zu sein.
Wir kündigen den genauen Betrag und das Fälligkeitsdatum mindestens 14 Kalendertage vor der Abbuchung an, beispielsweise mit der Rechnung. Ein Mandat kann mehrere Einzüge mit unterschiedlichen Beträgen abdecken.
Sie können innerhalb von acht Wochen ab dem Belastungsdatum die Erstattung einer SEPA-Basislastschrift verlangen. Dabei gelten die mit Ihrer Bank vereinbarten Bedingungen. Sie können das Mandat für künftige Einzüge widerrufen. Bestehende Zahlungspflichten und der Servicevertrag werden durch einen Widerruf nicht beendet; offene Beträge sind dann per Überweisung zu zahlen.
5. Erstattung durch den Arbeitgeber
Mitarbeitende bezahlen die freigegebene Leistung zunächst selbst und reichen den Beleg direkt bei VitalTicket ein. Der Monat der Einreichung ist der Antragsmonat. Den nach Prüfung freigegebenen Betrag erstattet der Arbeitgeber innerhalb des vereinbarten Budgets mit der Lohnabrechnung des Folgemonats netto.
epri erhält die Servicegebühr, nicht das Gesundheitsbudget. Der Arbeitgeber zahlt ausschließlich die tatsächlich freigegebenen Erstattungen an seine Mitarbeitenden. Seine Lohnabrechnung übernimmt die erforderliche Bruttohochrechnung, Steuern und Sozialabgaben. Diese zusätzlichen Arbeitgeberkosten sind weder im Nettobudget noch in der epri-Servicegebühr enthalten. VitalTicket wird hierbei nicht als steuerfreier Sachbezug angeboten.
6. Vertraulichkeit und Mitwirkung
Die Vertraulichkeit der Gesundheitsdaten gegenüber dem Arbeitgeber ist eine Bedingung dieses Programms. epri prüft die Belege. Der Arbeitgeber erhält die zur Zuordnung und Auszahlung notwendigen Abrechnungsdaten, aber keine Belege, Diagnosen oder Angaben zur konkreten Behandlung. Eine Betreuung durch die Lohnbuchhaltung ändert daran nichts.
Der Arbeitgeber hält Teilnehmerdaten und die zulässigen Leistungen aktuell und meldet nicht mehr teilnehmende Personen ab. In der Bestellung werden keine Gesundheitsdaten oder Mitarbeiterbelege benötigt. Die datenschutzgerechte Einrichtung und Bereitstellung der Mitarbeiterkonten erfolgt vor Beginn der Nutzung.
7. Beginn und Laufzeit
Ihr angegebenes Startdatum ist der gewünschte Beginn. epri richtet das Programm nach Eingang der benötigten Daten ein und bestätigt den tatsächlichen Start. Der Servicevertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Er kann von beiden Parteien mit einer Frist von einem Monat zum 31. Dezember eines Jahres schriftlich gekündigt werden. Gesetzliche Rechte zur außerordentlichen Kündigung bleiben bestehen.
8. Unterlagen und Kontakt
Vertragssprache ist Deutsch. Ihren Auftrag und die zugrunde liegende Fassung speichern wir zur Durchführung und Dokumentation der Zusammenarbeit. Sie können die Bestellübersicht und diese Bedingungen speichern; auf Anfrage stellen wir Ihnen Ihre Unterlagen erneut zur Verfügung. Für bereits bestehende Verträge gelten die jeweils vereinbarten Konditionen.
Für Rückfragen erreichen Sie uns unter info@vitalticket.de oder 030 555 785 982. Es gelten die gesetzlichen Rechte und Pflichten. Eine pauschale Haftungsfreistellung wird hier nicht vereinbart.
Diese Bedingungen als Textdatei speichern
