Ihr VitalTicket-Auftrag

Bestell- und Vertragsbedingungen für Arbeitgeber · Fassung VT-2026-10-27-SEPA

1. Vertragspartner und Online-Auftrag

VitalTicket ist ein Angebot der epri network GmbH, Belziger Str. 74, 10823 Berlin. Dieses Angebot richtet sich an Arbeitgeber, die für ihr Unternehmen handeln. Die bestellende Person bestätigt ihre Vertretungsberechtigung.

Sie wählen Budget, Leistungen und Teilnehmerzahl, ergänzen Ihre Unternehmensdaten und prüfen Ihre Zusammenfassung. Bis zum Absenden können Sie Ihre Angaben ändern. Mit „Kostenpflichtig beauftragen“ geben Sie einen verbindlichen Auftrag zu den angezeigten Konditionen ab. Die Eingangsbestätigung dokumentiert den Empfang. Der Vertrag kommt mit der Annahme durch epri in Textform oder der Einrichtung Ihres Arbeitgeberkontos zustande. Ein Beratungstermin ist dafür nicht erforderlich.

2. Leistungen von VitalTicket

epri stellt die Software für persönliche Mitarbeiterkonten und die digitale Einreichung von Belegen bereit, prüft die eingereichten Ausgaben nach den Vorgaben Ihres Unternehmens und erstellt eine Zahlliste für Ihre Lohnabrechnung. Zum Service gehören die Einrichtung, die Ticketzustellung entsprechend Ihrer Auswahl und technischer Support. Die Mitarbeiterliste können Sie als Excel- oder CSV-Datei mit diesem Auftrag geschützt hochladen oder später im Arbeitgeberkonto erfassen. Eine hochgeladene Liste wird zur Einrichtung geprüft; der Upload allein legt noch keine Mitarbeiterkonten an. Ihr Logo übergeben Sie gegebenenfalls nach der Beauftragung über den vereinbarten sicheren Übermittlungsweg.

3. Ihr Budget und Ihre Angebote

Sie bestimmen das monatliche Nettoerstattungsbudget pro Person und die erstattungsfähigen Leistungen. Es gibt keine produktbedingte Beschränkung auf 50 Euro pro Monat oder 600 Euro pro Jahr. Auch regelmäßige Ausgaben, etwa Fitnessbeiträge, können Teil Ihres Programms sein. Die ausgewählten Leistungen können privat, allein oder im Kreis der Familie genutzt werden, soweit Ihre Auswahl dies vorsieht. Ein Anbieter muss nicht Mitglied eines VitalTicket-Netzwerks sein.

Ohne abweichende Auswahl entspricht der angezeigte Jahresrahmen zwölf Monatsbudgets. Haben Sie eine eigene Jahresobergrenze gewählt, gilt stattdessen diese im Auftrag ausgewiesene Obergrenze. Für einen unterjährigen Beginn richtet sich der verfügbare Rahmen nach den vereinbarten Nutzungsmonaten. Eine Übertragung ungenutzter Beträge oder eine Auszahlung ohne geeigneten Beleg ist damit nicht zugesagt. Zusätzliche Wünsche, insbesondere eine postalische Belegeinreichung, werden bei der Einrichtung geprüft und gesondert bestätigt.

4. Servicegebühren und Rechnung

Die einmalige Einrichtung kostet 3,00 Euro je Teilnehmer. Die laufende Servicegebühr beträgt bis einschließlich 500 aktiven Mitarbeiterkonten 3,00 Euro je aktivem Konto und Monat; ab 501 aktiven Konten gilt die Stufe von 2,80 Euro je aktivem Konto und Monat. Die Gebühren verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Bestellübersicht zeigt die Einrichtung und die monatliche Servicegebühr für die angegebene Teilnehmerzahl getrennt an.

Ein aktives Konto ist ein eingerichtetes, nicht abgemeldetes Mitarbeiterkonto. Die laufende Gebühr fällt für aktive Konten auch dann an, wenn in einem Monat kein Beleg eingereicht wird. Abgerechnet wird monatlich im Voraus per Rechnung. Sie wählen die Zahlung per Überweisung oder SEPA-Basislastschrift.

SEPA-Basislastschrift für Servicegebühren

Bei Auswahl der Lastschrift erteilen Sie der epri network GmbH ein gesondertes Mandat für wiederkehrende Zahlungen. Es umfasst die fälligen einmaligen Einrichtungsgebühren und monatlichen Servicegebühren einschließlich Umsatzsteuer. Das Gesundheitsbudget und die Erstattungen an Ihre Mitarbeitenden sind davon nicht umfasst. Die Mandatserteilung allein löst noch keine Abbuchung aus.

Zahlungsempfänger ist die epri network GmbH, Belziger Str. 74, 10823 Berlin, Deutschland. Die Gläubiger-Identifikationsnummer lautet DE09ZZZ00002122070. Die eindeutige Mandatsreferenz erhalten Sie mit Ihrer Mandatskopie. Die erteilende Person bestätigt, Kontoinhaber zu sein oder zur Mandatserteilung für dieses Konto berechtigt zu sein.

Wir kündigen den genauen Betrag und das Fälligkeitsdatum mindestens 14 Kalendertage vor der Abbuchung an, beispielsweise mit der Rechnung. Ein Mandat kann mehrere Einzüge mit unterschiedlichen Beträgen abdecken.

Sie können innerhalb von acht Wochen ab dem Belastungsdatum die Erstattung einer SEPA-Basislastschrift verlangen. Dabei gelten die mit Ihrer Bank vereinbarten Bedingungen. Sie können das Mandat für künftige Einzüge widerrufen. Bestehende Zahlungspflichten und der Servicevertrag werden durch einen Widerruf nicht beendet; offene Beträge sind dann per Überweisung zu zahlen.

5. Erstattung durch den Arbeitgeber

Mitarbeitende bezahlen die freigegebene Leistung zunächst selbst und reichen den Beleg direkt bei VitalTicket ein. Der Monat der Einreichung ist der Antragsmonat. Den nach Prüfung freigegebenen Betrag erstattet der Arbeitgeber innerhalb des vereinbarten Budgets mit der Lohnabrechnung des Folgemonats netto.

epri erhält die Servicegebühr, nicht das Gesundheitsbudget. Der Arbeitgeber zahlt ausschließlich die tatsächlich freigegebenen Erstattungen an seine Mitarbeitenden. Seine Lohnabrechnung übernimmt die erforderliche Bruttohochrechnung, Steuern und Sozialabgaben. Diese zusätzlichen Arbeitgeberkosten sind weder im Nettobudget noch in der epri-Servicegebühr enthalten. VitalTicket wird hierbei nicht als steuerfreier Sachbezug angeboten.

6. Vertraulichkeit und Mitwirkung

Die Vertraulichkeit der Gesundheitsdaten gegenüber dem Arbeitgeber ist eine Bedingung dieses Programms. epri prüft die Belege. Der Arbeitgeber erhält die zur Zuordnung und Auszahlung notwendigen Abrechnungsdaten, aber keine Belege, Diagnosen oder Angaben zur konkreten Behandlung. Eine Betreuung durch die Lohnbuchhaltung ändert daran nichts.

Der Arbeitgeber hält Teilnehmerdaten und die zulässigen Leistungen aktuell und meldet nicht mehr teilnehmende Personen ab. In der Bestellung werden keine Gesundheitsdaten oder Mitarbeiterbelege benötigt. Die datenschutzgerechte Einrichtung und Bereitstellung der Mitarbeiterkonten erfolgt vor Beginn der Nutzung.

7. Beginn und Laufzeit

Ihr angegebenes Startdatum ist der gewünschte Beginn. epri richtet das Programm nach Eingang der benötigten Daten ein und bestätigt den tatsächlichen Start. Der Servicevertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Er kann von beiden Parteien mit einer Frist von einem Monat zum 31. Dezember eines Jahres schriftlich gekündigt werden. Gesetzliche Rechte zur außerordentlichen Kündigung bleiben bestehen.

8. Unterlagen und Kontakt

Vertragssprache ist Deutsch. Ihren Auftrag und die zugrunde liegende Fassung speichern wir zur Durchführung und Dokumentation der Zusammenarbeit. Sie können die Bestellübersicht und diese Bedingungen speichern; auf Anfrage stellen wir Ihnen Ihre Unterlagen erneut zur Verfügung. Für bereits bestehende Verträge gelten die jeweils vereinbarten Konditionen.

Für Rückfragen erreichen Sie uns unter info@vitalticket.de oder 030 555 785 982. Es gelten die gesetzlichen Rechte und Pflichten. Eine pauschale Haftungsfreistellung wird hier nicht vereinbart.

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